Oficinas Modernas
OFICINAS MODERNAS
ABIERTAS
A lo largo de los años, el concepto de Oficina moderna abierta, dinámica e integrativa ha tenido un crecimiento importante. El esquema rígido, lleno de oficinas individuales está casi extinto, quedando reservado para empresas que, por la naturaleza de su trabajo u otras razones, han preferido mantener un esquema clásico. Un ejemplo aun emblemático de esto suelen ser los estudios de abogados.
En todo este período, también han proliferado conceptos, típicamente anglicismos, para caracterizar la tendencia de hoy y el futuro. Así, las caracterizaciones de Open plan, Hot desking, Agile offices / Agile Workplaces y los Hybrid Workplaces han estado presente en cada reunión de diseño entre Office Staging® y nuestros clientes, en el contexto de definir los lineamientos para el diseño o rediseño de sus oficinas.
Brevemente, queremos aclarar un poco las diferencias y relaciones entre los conceptos descritos. No sólo por un tema de definición técnica, sino porque entender bien cada uno de estos conceptos nos permite tener claridad cuando desarrollamos los lineamientos para el diseño espacial de la oficina.
1. Agile offices (Lugares de trabajo Ágil)
Una Oficina ágil es un tipo de entorno de trabajo diseñado en torno a una flexibilidad total. Un lugar de trabajo ágil alienta a los trabajadores a moverse libremente por la oficina, haciendo uso del espacio que se adapte a sus objetivos en ese momento.
El diseño ágil de oficinas se trata de proporcionar a los trabajadores una variedad de espacios útiles donde puedan sentirse más productivos. Pero ágil también es una forma de hacer el trabajo. Como concepto, el trabajo ágil se trata de elegir dónde y cuándo hacer su mejor trabajo. Un lugar de trabajo ágil respalda esta idea, impulsando la colaboración, desbloqueando la creatividad al eliminar las barreras físicas entre los equipos y, en última instancia, mejorando la felicidad de los empleados.
Un entorno de trabajo ágil será también propio de la organización y cultura de la empresa, y va más allá de las características físicas del lugar de trabajo. Un entorno de trabajo ágil siempre debe ser:
Adaptable
Su entorno de trabajo ágil puede adaptarse a diferentes estilos de trabajo. Piense en muebles, tecnologías y políticas de lugar de trabajo flexibles. Por ejemplo, puede elegir el escritorio compartido como una característica clave en su entorno de trabajo ágil. Esto significa que los empleados pueden reservar sus escritorios cuando planean estar en el sitio. Cuando hay menos personas en el lugar de trabajo, puede mover los escritorios para acomodar otros tipos de espacios, como áreas sociales o zonas tranquilas.
Accesible
Pocas cosas son más frustrantes en el lugar de trabajo que no poder usar un espacio específico para lo que necesitas. Su entorno de trabajo ágil permitirá a los empleados utilizar espacios en su lugar de trabajo sin problemas. Las herramientas y tecnologías funcionan juntas a la perfección para mejorar la experiencia de las personas. Por ejemplo, los espacios de trabajo ágiles pueden usar un sistema de reserva de salas ágil, una tecnología que permite a las personas reservar salas fácilmente con anticipación o cuando lo necesiten.
Múltiple
El espacio de trabajo Ágil privilegia un mix importante de espacios de trabajo individual, colectivo, informal de concentración, de videollamadas y distintos tipos de ambientes que satisfacen la necesidad especifica de cada momento. También, ofrece este mix en una cantidad suficiente, de modo de que sean recursos que realmente puedan ser usados por todos.
Flexible
El espacio de trabajo Ágil, a su vez, plantea ciertos espacios con flexibilidad espacial. Así, por ejemplo, emergen grandes salas de reuniones, que pueden reestructurarse como salas de capacitación o con mobiliario reubicable para la realización de algún evento o elebración. Aparecen salas de reuniones integrables o separables, con tabiques móviles.
Iterativo
Su lugar de trabajo mejora a medida que la gente aprende qué espacios funcionan mejor para ellos. Los datos juegan un papel clave en la comprensión de la utilización del espacio, por lo que los equipos de trabajo necesitan acceso a herramientas que proporcionen datos de uso del espacio reales e históricos. Estos análisis brindan una visión de cómo las personas usan su espacio de trabajo para que pueda mejorarlo.
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2. Open plan/space (oficinas o plantas abiertas)
El concepto de oficinas Open Plan u Open Space se refiere a la alocación mayoritariamente de los puestos de trabajo en espacios abiertos, con más ambientes para las áreas comunes y el trabajo en equipo. Espacios además con más luz natural, para hacer más humano el espacio de trabajo.
Más que un diseño de arquitectura, el Open Space es una cultura corporativa que se fomenta desde la compañía. Como su nombre indica, dan preferencia a los ambientes abiertos y colaborativos, que fomenten la innovación, la horizontalidad y el trabajo en equipo. El resultado esperado es una mayor integración de los trabajadores, más comunicación y mejor clima laboral. Como consecuencia, se espera una mayor productividad, eficiencia y eficacia para la empresa.
El Open Plan clásico se caracteriza por ser absolutamente abierto, con nulas o mínimas divisiones sobre los escritorios los que, a su vez, tienden a disponerse como lineales enfrentados (bench) para optimizar el espacio. El Open Plan clásico es completamente democrático, y no distingue cargo para efectos de las características y dimensiones del puesto de trabajo. Sobre esta base, se pueden hacer variantes a la solución, como insertar particiones entre escritorios, hacer puestos de distintas medidas, con o sin almacenamientos, ubicados en partes específicas como la cabecera del bench u otro lugar. Esto, generalmente atendiendo a ciertas particularidades de la naturaleza del trabajo que pueden tener distintas áreas funcionales y personas en una oficina. También por razones políticas o de interacción, típicamente con las jefaturas, para posicionarlas en lugares mejores y con puestos de trabajo más amplios. Importante entender es que, todo lo anterior, sigue siendo un Open Plan.
3. Hot Desking
La definición de Hot Desking, corresponde a oficinas donde no existen puestos asignados para el persona, o al menos una parte de este. En este contexto, tienden a no tener cajoneras ni espacios de almacenamiento dedicados. Se trabaja en ellos bajo una política de escritorio limpio, donde cada persona deberá llevarse su notebook, carpetas u otros cuando termine la jornada. Como ir a trabajar a la cafetería favorita.
El Hot Desking, generalmente se da en espacios de trabajos abiertos (Open Plan) pero no necesariamente. En rigor, una empresa que tiene 50 profesionales que requieren un mix de trabajo de concentración y en terreno, podría tener un lugar de trabajo con 25 oficinas privadas para que ingresen a trabajar según su necesidad. Por lo tanto, no es un sinónimo del Open Plan. Como ilustra el ejemplo anterior, una característica fundamental del Hot Desking es que la cantidad de puestos es menor a la cantidad de trabajadores de la empresa. Variando la proporción según el caso de cada empresa.
Los dos objetivos más importantes del Hot Desking tienden a ser, por un lado, la optimización y disminución de los m2 de oficina para la empresa, con sus ahorros que trae aparejado. Lo otro, estimular a la gente que deba estar en terreno a que efectivamente lo esté. Por ejemplo, personal de ventas, que solo debiera estar en las oficinas en forma esporádica para hacer reportes, procesar información de terreno u otras tareas. Una última particularidad del Hot Desking es que las áreas funcionales se mezclan físicamente en el lugar de trabajo, pudiendo quedar alguien de Marketing al lado del de ventas y a su vez de operaciones, fomentando positivas interacciones y comunicaciones que quizá en otro ambiente no hubieran ocurrido.
Beneficios y riesgos de oficinas abiertas
Las oficinas abiertas fomentan una mejor comunicación dentro de los equipos. Al derribar paredes y agrupar las estaciones de trabajo de los empleados en diseños flexibles, las oficinas abiertas hacen que los miembros del equipo sean más accesibles entre sí. Esto aumenta la comunicación dentro del equipo y entre equipos, lo que a menudo conduce a un mejor desempeño organizacional. Con la mayor parte de la organización trabajando en el mismo espacio, también hay más encuentros casuales entre empleados que conducen a la creatividad, el apoyo y la creación de un sentido de comunidad.
Las oficinas abiertas son flexibles y personalizables. Las oficinas de planta abierta son flexibles, por lo que las empresas no tienen que comprometerse con un diseño único. No solo puede acomodar a más empleados en una oficina abierta (en comparación con las oficinas estilo cubículo de tamaño similar), sino que los diseños de planta abierta también se pueden reorganizar fácilmente a medida que crece su equipo.
Las oficinas abiertas son más económicas de implementar. Al nivel de construcción, el ahorro de generación de múltiples espacios de trabajo individuales, tipo privados u oficinas, puede generar un ahorro importante en los costos de habilitación o remodelación de una oficina. Este menor costo también se extiende a instalaciones como climatización o extinción y detección de incendios, cuya implementación es más sencilla y económica en espacios abiertos. Tanto o más importante, la cantidad de m2 necesarios de oficina será menor, por lo que el costo per cápita del trabajador será también más bajo.
Riesgos
Las oficinas abiertas pueden ser ruidosas y distraer. El mayor inconveniente de las oficinas de planta abierta es que pueden ser muy ruidosas. Trabajar juntos en espacios abiertos también significa que es más fácil distraerse con un colega haciendo una pregunta, otro hablando por teléfono sobre un acuerdo de venta o unos cuantos más conversando en la esquina sobre planes para el fin de semana. Esto es importante de sopesar cuando se realizan labores con mucho teléfono, muchos informes que requieren concentración o en general actividades de valor agregado. En el Informe de distracción en el lugar de trabajo de Udemy de 2018, el 80 % de los empleados mencionaron a los compañeros de trabajo demasiado conversadores y el ruido de la oficina como las principales distracciones.
Las oficinas abiertas carecen de privacidad. Con los miembros del equipo trabajando codo con codo todo el día, hay poca o ninguna privacidad en las oficinas de planta abierta. Si bien eso podría mantener a los empleados enfocados en el trabajo, también hay algunas desventajas por la falta de privacidad. Las oficinas abiertas pueden ser intimidantes para los introvertidos de su fuerza laboral, pero a las personas extrovertidas tampoco les gusta que las observen todo el tiempo. Los empleados que sienten que están “en exhibición” en el trabajo también son menos productivos. En un estudio de los trabajadores de una fábrica china llamado “La paradoja de la transparencia: un papel para la privacidad en el aprendizaje organizacional y el control operativo”, los investigadores descubrieron que la productividad se ralentizaba cuando el gerente miraba y se recuperaba cuando los trabajadores no estaban supervisados.
